Khai giảng lớp Nghiệp vụ soạn thảo văn bản và Thư ký văn phòng

Sáng ngày 4-4-2016, Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM đã khai giảng lớp Nghiệp vụ soạn thảo văn bản và Thư ký văn phòng. Đây là giải pháp của Nhà trường nhằm nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng các đơn vị.

 

Buổi tập huấn có sự tham dự của ông Murakami Ryuichi, Chuyên gia của Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản – JICA (với vai trò là giảng viên hướng dẫn); bà Phùng Thị Hương Loan, Chuyên viên Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ phía Nam - đơn vị hỗ trợ mời chuyên gia Nhật Bản; ThS. Phan Thanh Định, Phó Hiệu trưởng Nhà trường; TS. Bùi Hải Đăng, Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp; ThS. Nguyễn Thị Kim Cương, Phó Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp; ThS. Nguyễn Thu Hương, Phó Trưởng khoa Nhật Bản học cùng đông đảo các giảng viên, cán bộ, chuyên viên văn phòng các đơn vị phòng, ban, khoa, bộ môn, đoàn thể của Trường.


Đông đảo các giảng viên, cán bộ các đơn vị phòng, ban, khoa, bộ môn, đoàn thể của Trường tham dự khóa tập huấn.


Phát biểu khai mạc khóa tập huấn, ThS. Phan Thanh Định, Phó Hiệu trưởng Nhà trường nhấn mạnh: “Nghiệp vụ soạn thảo văn bản và thư ký văn phòng có vai trò quan trọng rất lớn đối với mỗi cán bộ, giảng viên, nhân viên văn phòng. Nghiệp vụ này quyết định mỗi cơ quan và các cán bộ, nhân viên văn phòng có đi vào nề nếp, tác phong chuyên nghiệp hay không. Hiện nay, ở Việt Nam, tình hình nhân sự ở mỗi cơ quan luôn có sự thay đổi liên tục, nghiệp vụ của nhân viên quản trị văn phòng còn nhiều hạn chế, công tác văn thư lưu trữ… còn nhiều bất cập.


Chính vì ý thức được điều đó, Nhà trường đã phối hợp với Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ phía Nam mời chuyên gia của Cơ quan Hợp tác quốc tế Nhật Bản - JICA đến hướng dẫn, chia sẻ những kinh nghiệm với mong muốn những lý thuyết, kinh nghiệm, kỹ năng đó được áp dụng vào thực tế văn phòng Việt Nam nói chung và trường ĐH KHXH&NV nói riêng”. ThS. Phan Thanh Định cũng bày tỏ mong muốn tinh thần học hỏi nghiêm túc và sự tiếp thu, tiến bộ, cải thiện về nghiệp vụ ở các cán bộ, giảng viên, nhân viên văn phòng sau khóa học.


ThS. Phan Thanh Định, Phó Hiệu trưởng Nhà trường phát biểu khai mạc khóa tập huấn.


Khóa học gồm 3 nội dung chính: Phương pháp quản lý, sắp xếp văn phòng làm việc theo tiêu chuẩn 5S; Nghiệp vụ soạn thảo văn bản và Nghiệp vụ thư ký văn phòng.


Tại buổi tập huấn sáng 4-4, ông Murakami Ryuichi, Chuyên gia của Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản – JICA đã giới thiệu về Phương pháp quản lý, sắp xếp văn phòng làm việc theo tiêu chuẩn 5S.


Theo đó, quy trình 5S bao gồm Sàng lọc (phân loại vật cần thiết và vật không cần thiết), Sắp xếp (Những thứ cần thiết được chuẩn bị sao cho sử dụng hiệu quả và dễ nhận thấy, giúp cải thiện hình ảnh của công ty), Sạch sẽ (nhằm nhận ra đúng tình trạng hiện tại và phát hiện các tình huống bất thường một cách dễ dàng), Săn sóc – Tiêu chuẩn hóa (tạo ra một hệ thống nhằm duy trì tốt việc Sàng lọc, Sắp xếpSạch sẽ, bao gồm tuân thủ Quy trình làm việc, Hiển thị cảnh báo, Tuần tra 5S…), Đào tạo (Tôn trọng và làm theo các quy định).


Ông Murakami Ryuichi, Chuyên gia của Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản – JICA chia sẻ kinh nghiệm với các cán bộ, giảng viên Trường.


Theo ông Murakami Ryuichi, quy trình này luôn phải ăn khớp với nhau với sự tham gia của tất cả nhân viên như vậy mới đạt được hiệu quả. 5S mang lại nhiều hiệu quả như: Sự trực quan hóa giúp dễ dàng hiểu được tình trạng của tất cả mọi thứ trong văn phòng, công ty; việc loại bỏ sự “lãng phí” giúp đem lại hiệu quả trong công việc; việc duy trì “Kaizen” sẽ mang đến sự cải tiến liên tục và luôn luôn an toàn.


Ngoài ra, ông còn hướng dẫn cách xúc tiến hoạt động của 5S:

Thứ nhất, cần phải chắc chắn xác định rõ ràng về mục tiêu của hoạt động 5S trong việc loại bỏ “lãng phí”, duy trì “Kaizen”, an toàn, hoạt động của từng nhóm nhỏ, đào tạo nhân viên…


Cụ thể, Kaizen là một trong các phương pháp quản lý của Nhật Bản. Mọi hoạt động nhằm mục đích cải thiện điều kiện hiện tại đều được gọi là Kaizen. Phương pháp: đầu tiên là tìm ra và chú ý đến những nội dung cần cải tiến, theo dõi bản đồ thực hiện cải tiến; tiếp đến là đánh giá quá trình cải tiến bằng việc so sánh trước và sau về thời gian làm việc, chi phí, chất lượng, an toàn lao động, môi trường làm việc…


ThS. Phan Thanh Định, Phó Hiệu trưởng tặng quà lưu niệm cho ông Murakami Ryuichi.


Thứ hai, quy trình thực hiện 5S ở các việc thành lập ban 5S, chọn khu vực và người phụ trách, lập kế hoạch thực hiện, lễ phát động 5S, huấn luyện – đào tạo, bắt đầu các hoạt động 5S…


Cụ thể, ban 5S phụ trách các nhóm nhỏ các thành viên dưới sự chỉ đạo của giám đốc. Ban 5S này đảm nhận việc tổ chức các cuộc họp 5S, đặt mục tiêu các hoạt động 5S, chuẩn bị tài liệu tập huấn hoặc Kế hoạch tập huấn, thu thập các yêu cầu đối với hoạt động 5S, mua sắm vật dụng cần thiết, phổ biến hiệu quả, tổ chức khen thưởng cho hoạt động 5S và xây dựng kế hoạch kế tiếp…


Thứ ba, khi Sàng lọc, cần tổ chức hoạt động thẻ đỏ bao gồm việc bắt đầu dự án, định nghĩa đối tượng, xác định tiêu chí sàng lọc, thiết kế Thẻ đỏ, dán Thẻ đỏ, đánh giá nội dung Thẻ đỏ, lập quy định…


Thứ tư, khi Sắp xếp, cần lưu ý 3 điểm quan trọng là tần suất sử dụng, tính dễ sử dụng, trình tự công việc và 3 yếu tố quan trọng là vị trí, đối tượng, số lượng.


Thứ năm, khi Dọn dẹp, cần quyết định những thứ cần vệ sinh, phân công người phụ trách cho từng khu vực, như khu vực kho, khu vực máy móc, thiết bị, khu vực làm việc và khu vực xung quanh; quyết định phương pháp vệ sinh; chuẩn bị các vật dụng, công cụ vệ sinh; lên kế hoạch thực hiện; tiến hành thực hiện và kiểm tra.


Thứ sáu, khi Đào tạo, cần lưu ý việc giáo dục đưa những công việc này thành những thói quen nhỏ hằng ngày, không chỉ trong trường lớp, văn phòng mà còn ở nhà, hoặc áp dụng bất cứ nơi đâu, nhất là đối với trẻ nhỏ, học sinh trong Trường.


Các đại biểu tham dự tập huấn chụp hình lưu niệm.


“Nếu quá trình giáo dục kết hợp Sàng lọcSắp xếp hoặc Sàng lọc kết hợp với Sắp xếpSạch sẽ tự trong ý thức của mỗi người cùng nhau thực hiện sẽ đem lại sự tiến bộ cao. Khó khăn nhất của quá trình 5S là sự hợp tác cùng nhau thực hiện và làm thế nào để nó diễn ra liên tục”, ông Murakami Ryuichi khẳng định, “Kết quả tốt đẹp nhất mà nó mang lại là tạo được sự đoàn kết trong nội bộ”.


Khóa tập huấn nhằm thực hiện mục tiêu quản trị đại học, tổ chức quản lý hoạt động hành chính của các đơn vị trong Nhà trường một cách khoa học và hiệu quả; nâng cao kỹ năng làm việc của thư ký, chuyên viên văn phòng các phòng, ban, trung tâm, các khoa, bộ môn, đoàn thể.


Khóa tập huấn diễn ra trong hai ngày 4 và 9 tháng 4 năm 2016 do Phòng Hành chính - Tổng hợp chủ trì thực hiện. Các giảng viên là các chuyên gia của Cơ quan Hợp tác quốc tế Nhật Bản - JICA và Bộ môn Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đảm trách.

Tin, ảnh: Thanh Tú

Góp ý
Họ và tên: *  
Email: *  
Tiêu đề: *  
Mã xác nhận:
 
 
RadEditor - HTML WYSIWYG Editor. MS Word-like content editing experience thanks to a rich set of formatting tools, dropdowns, dialogs, system modules and built-in spell-check.
RadEditor's components - toolbar, content area, modes and modules
   
Toolbar's wrapper  
Content area wrapper
RadEditor's bottom area: Design, Html and Preview modes, Statistics module and resize handle.
It contains RadEditor's Modes/views (HTML, Design and Preview), Statistics and Resizer
Editor Mode buttonsStatistics moduleEditor resizer
 
 
RadEditor's Modules - special tools used to provide extra information such as Tag Inspector, Real Time HTML Viewer, Tag Properties and other.